Dipendenti pubblici

Informativa privacy per i dipendenti - v.1.0 (ai sensi dell'art 13 del Regolamento UE n. 2016/679)

Ultimo aggiornamento: 13 novembre 2024, 16:18

Ai sensi dell'art. 13 del Regolamento europeo n. 2016/679, il Comune di Atri, in qualità di “Titolare” del trattamento, è tenuta a fornirLe informazioni in merito all'utilizzo dei Suoi dati personali.

1. Il Titolare del trattamento

Il Titolare del trattamento dei dati personali di cui alla presente Informativa è il Comune di Atri, in persona del Sindaco pro-tempore, con sede in Atri (TE), Piazza Duchi D'Acquaviva.

2. Il Responsabile della Protezione dei Dati Personali

Il Comune di Atri ha designato quale Responsabile della protezione dei dati la società Zenko S.r.l. con sede a Pineto (TE), Via dell’Industria, snc, e-mail: zenko@pec.it.

3. Tipologie dei dati trattati, finalità e base giuridica del trattamento

In occasione dell’instaurazione del Suo rapporto di lavoro, nel corso o al termine dello stesso, il Comune raccoglie dati personali a Lei riferiti o, in quanto indispensabili, relativi a Suoi familiari o conviventi.

Il trattamento di tali dati da parte del Comune è effettuato nel rispetto della vigente normativa di settore e, in particolare, delle disposizioni previste dal d.lgs. n.165/2001 “Testo Unico sul Pubblico Impiego”, dal Reg. Eu. 679/2016 sulla Protezione Dati personali, dal d.lgs. n. 81/2008 “Testo Unico sulla Salute e Sicurezza sul Lavoro”, dalle disposizioni di legge in ordine al trattamento economico e normativo del personale dipendente e di quanto previsto nei contratti collettivi di lavoro.

Il trattamento dei dati è svolto per le seguenti finalità:

1. gestire il Suo rapporto di lavoro in tutti i suoi aspetti contrattuali, previdenziali, assicurativi e fiscali;
2. adempiere a ogni obbligo imposto dalla legge o derivante dal Suo contratto di lavoro o dalle norme dei contratti di lavoro collettivi (ad esempio: liquidazione delle competenze di servizio, anche a mezzo di istituti di credito; trattenute delle quote sindacali; liquidazione e pagamento del trattamento di fine rapporto e delle relative anticipazioni; concessione di permessi, aspettative e ferie; prestazioni assicurative anche a carattere integrativo o complementare del trattamento di pensione e dell’assistenza sanitaria);
3. assolvere ogni altro compito che la legge affida a chi agisce in veste di datore di lavoro;
4. adempiere o esigere l’adempimento di specifici obblighi, anche in riferimento ai contratti collettivi, di volta in volta applicabili;
5. gestire le procedure selettive, di valutazione e di sviluppo professionale
6. gestire le procedure di qualificazione, aggiornamento professionale e di organizzazione di corsi di formazione;
7. adempiere a ordini o provvedimenti dell’Autorità Giudiziaria, dell’Amministrazione finanziaria, degli istituti previdenziali ed assistenziali – anche integrativi – e di quelli assicurativi;
8. far valere o difendere un diritto in sede giudiziaria, anche da parte di un terzo, a condizione che, qualora i dati siano idonei a rivelare il Suo stato di salute, il diritto da far valere sia di rango pari o superiore al Suo diritto alla riservatezza;
1. dare applicazione alle disposizioni in materia di sicurezza e salute dei lavoratori sui luoghi di lavoro;
10. gestire le risorse informatiche e le attrezzature che Le sono assegnate, anche in via esclusiva;
11. implementare ogni necessaria misura di sicurezza per prevenire il rischio di distruzione, perdita, diffusione, alterazione, furto, accesso indebito ed ogni altra attività non autorizzata avente ad oggetto dati personali.

Nell’adempimento di specifici obblighi connessi al rapporto di lavoro il Comune può venire a conoscenza anche di dati rientranti tra le “categorie particolari” previste dall’art. 9, par.1 Reg. Eu 679/2016 (ex “dati sensibili”).

In particolare, potranno essere oggetto di trattamento dati idonei a rivelare lo stato di salute (es.: documentazione relativa a un eventuale avviamento obbligatorio e quindi a una situazione di invalidità, certificati relativi alle assenze per malattia, maternità, infortunio, dati relativi all’idoneità a  determinati lavori, eventuale presenza di soggetti inabili al lavoro, gli effetti del riconoscimento dell’assegno per il nucleo familiare), nonché l’adesione a un sindacato (assunzione di cariche sindacali, richiesta di trattenuta per quote di associazione sindacale), l’adesione ad un partito politico (richiesta di permessi o aspettativa per cariche pubbliche elettive, assenza retribuita per lo svolgimento dell’incarico di rappresentante di lista), convinzioni religiose (richiesta di fruizione, prevista dalla legge, di festività religiose). I dati concernenti lo stato di salute, acquisiti dal medico competente nell’espletamento dei compiti previsti dal d.lgs. n. 81/2008 e dalle disposizioni in materia di igiene e sicurezza nei luoghi di lavoro, per l’effettuazione degli accertamenti medici preventivi e periodici, verranno trattati presso il Comune, in qualità di datore di lavoro, esclusivamente dallo stesso medico. Quest’ultimo comunicherà al Comune i soli giudizi sull’idoneità. In relazione al Suo rapporto di lavoro, il Comune potrà, inoltre, venire a conoscenza e trattare dati relativi a eventuali condanne penali o a reati e a connesse misure di sicurezza di cui all’art 10 del RGPD.

La base giuridica del trattamento dei dati comuni da parte del Comune è rappresentata dall’art. 6 lett. b) e c) del citato Reg. Eu 679/2016, in quanto è necessario all’esecuzione di un contratto di cui lo stesso è parte o all’esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta del medesimo o per adempiere un obbligo legale al quale è soggetto il titolare del trattamento ().

La base giuridica del trattamento dei dati particolari (ex “dati sensibili”) da parte del Comune è rappresentata dall’art.9, par. 2 lett. b) del citato Reg. Eu 679/2016, in quanto è necessario per assolvere obblighi ed esercitare i diritti specifici del titolare del trattamento o dell’interessato in materia di diritto del lavoro e della sicurezza sociale e protezione sociale in conformità alle norme in materia.

4. Natura del conferimento dei dati

Il mancato conferimento dei Suoi dati può comportare l’impossibilità, per il Comune, di instaurare o dare corso al rapporto contrattuale.

5. Modalità di trattamento

Il trattamento si svolge nel rispetto dei diritti e delle libertà fondamentali ed è improntato ai principi di correttezza, liceità, trasparenza e di tutela della riservatezza e viene effettuato anche con l’ausilio di strumenti elettronici.

6. Comunicazione dei dati

I Suoi dati personali potrebbero essere oggetto di comunicazione ad enti e soggetti pubblici, laddove previsto dalla legge in relazione alla tipologia del procedimento, quali a titolo esemplificativo:

• Enti pubblici (INPS, INAIL, Direzione Provinciale del Lavoro, Dipartimento per la Funzione Pubblica);
• Tribunali ordinari e amministrativi (Accertamento delle situazioni ostative al corretto svolgimento del rapporto di servizio nell’ambito dei procedimenti disciplinari, Monitoraggio dei procedimenti penali);
• Corte dei conti (recupero crediti, ecc.);
• Fondi o casse anche private di previdenza e assistenza;
• Studi medici in adempimento degli obblighi in materia di igiene e sicurezza sui luoghi di lavoro;
• SOGEI;
• Società di assicurazione e istituti di credito;
• Organizzazioni sindacali a cui Lei abbia conferito specifico mandato;
• Fondi Integrativi;

Per tutti i procedimenti, i Suoi dati personali potranno inoltre essere oggetto di diffusione in aderenza agli obblighi previsti dalle norme in materia di accesso ai documenti amministrativi, trasparenza e pubblicità.

I Suoi dati personali sono trattati da personale interno previamente autorizzato e designato quale incaricato del trattamento, a cui sono impartite idonee istruzioni in ordine a misure, accorgimenti, modus operandi, tutti volti alla concreta tutela dei tuoi dati personali.

L'Ente può inoltre avvalersi di soggetti terzi per l'espletamento di attività e relativi trattamenti di dati personali di cui l'Ente ha la titolarità, quali ad esempio:

• fornitori di servizi cloud o IT nell’ambito di attività di assistenza, supporto e manutenzione;
• fornitori di software o piattaforme software nell’ambito di attività di assistenza, supporto e manutenzione;
• consulenti o liberi professionisti esterni, quali ad esempio legali di fiducia ecc.

Conformemente a quanto stabilito dalla normativa, tali soggetti assicurano livelli esperienza, capacità e affidabilità tali da garantire il rispetto delle vigenti disposizioni in materia di trattamento, ivi compreso il profilo della sicurezza dei dati. Detti soggetti terzi sono designati "Responsabili del trattamento" e vengono sottoposti a verifiche periodiche al fine di constatare il mantenimento dei livelli di garanzia registrati in occasione dell'affidamento dell'incarico iniziale.

7. Trasferimento dei dati personali a Paesi extra UE

I Suoi dati personali non saranno trasferiti al di fuori dell'Unione europea.

8. Tempi di conservazione

L’attribuzione alle diverse tipologie di dati personali di differenti tempi di conservazione risponde a distinti obblighi di conservazione fiscale, amministrativa e tributaria o a interessi storico-culturali. A titolo riassuntivo si segnala che i tempi di conservazione della documentazione analogica e digitale contenente i dati personali dei dipendenti si rifanno ai seguenti principi o criteri orientativi:

• 5 anni per la documentazione dichiarata di inutile conservazione dopo la cessazione del rapporto di lavoro e soggetta a termini di prescrizione oltre i quali non è possibile ricorrere o contestare a fini fiscali o a fini tributari;
• 10 anni per la documentazione dichiarata di inutile conservazione dopo la cessazione del rapporto di lavoro e soggetta a termini generali di prescrizione;
• per tutti gli altri documenti il Comune si conformerà a quanto stabilito nel “Piano di conservazione” elaborato dal “Gruppo di lavoro per la formulazione di proposte e modelli per la riorganizzazione dell’archivio dei Comuni” nell’anno 2005, salvo eventuali successive modifiche ed integrazioni.

A tal fine, anche mediante controlli periodici, viene verificata costantemente la stretta pertinenza, non eccedenza e indispensabilità dei dati rispetto al rapporto, alla prestazione o all'incarico in corso, da instaurare o cessati, anche con riferimento ai dati che Lei fornisce di propria iniziativa. I dati che, anche a seguito delle verifiche, risultano eccedenti o non pertinenti o non indispensabili non sono utilizzati, salvo che per l'eventuale conservazione, a norma di legge, dell'atto o del documento che li contiene. La informiamo, tuttavia, che i Suoi dati potranno essere conservati anche oltre il periodo di tempo necessario alle finalità sopra indicate, se ciò si renda necessario per fini di archiviazione nel pubblico interesse, di ricerca storica o a fini statistici, come previsto dall'art. 5 del Regolamento Europeo n. 679/2016.

9. Diritti degli interessati

Gli interessati possono esercitare i diritti previsti dall’art. 15 e seguenti del Regolamento UE 2016/679 ed in particolare il diritto di accedere ai propri dati personali, di chiederne la rettifica o la limitazione, l’aggiornamento se incompleti o erronei e la cancellazione se sussistono i presupposti, nonché di opporsi all’elaborazione.

Al fine di agevolare l’esercizio dei diritti sopra riportati, si potrà inoltrare al Titolare del Trattamento il modello “esercizio di diritti in materia di protezione dei dati personali”, pubblicato sul portale del Garante Privacy http://www.garanteprivacy.it, debitamente compilato.

Si informa infine che gli interessati, qualora ritengano che il trattamento dei dati personali a loro riferiti avvenga in violazione di quanto previsto dal Regolamento UE 2016/679 (art. 77) hanno il diritto di proporre reclamo al Garante, (www.garanteprivacy.it) o di adire le opportune sedi giudiziarie.

10. Modalità di esercizio dei diritti

Si potrà in qualsiasi momento esercitare i propri diritti inviando:

• un’e-mail all’indirizzo di posta elettronica privacy@comune.atri.te.it;
• una raccomandata all’ufficio protocollo del Comune di Atri all’indirizzo Piazza Duchi d’Acquaviva – 64032 – Atri (TE).

Oppure si potrà contattare direttamente il RDP (Responsabile della protezione dei dati) o DPO della Società all’indirizzo di posta elettronica certificata zenko@pec.it.